اقدامات یک مدیرعامل در شرایط بحران

به قلم سعید کسرائی نیا، بیزینس کوچ، مشاور کسب و کار و متخصص توسعه و هک رشد

  در زمان صلح، مدیرعامل کاپیتان یک کشتی در دریای آرام است، اما در زمان بحران، تبدیل به ناخدای همان کشتی در طوفان می‌شود و این رسالت مدیران عامل را در بحران ها سنگین تر از گذشته می کند.

در شرایط بحرانی و پرتلاطم امروز ایران، تصمیم بر آن گرفتم در مقاله ای کوتاه و کاربردی به وظایف یک مدیرعامل در شرایط جنگ و بحران اشاره کنم و به اندازه خود سهمی هر چند اندک در بقا و رشد کسب و کارهای وطنم ایران داشته باشم. در ابتدا ضمن آرزوی موفقیت برای مدافعان وطن و نیروی های عزیز نظامی لازم می دانم به نقش پر رنگ کسب و کارهای در آرامش مردم و حفظ چرخه زندگی اشاره کنم و یادآوری کنم اگر نیروهای نظامی در جبهه ای در حال نبرد هستند بی شک کسب و کارهای کوچک و بزرگ در جبهه ای دیگر و مهم در حال تلاش هستند تا مردم کشور با آرامش به زندگی خود ادامه دهند و در تأمین نیازهای خود دچار چالش نشوند.

در این مقاله به 12 وظیقه یک مدیر کسب وکار در زمان بحران و جنگ اشاره می کنم و راهکارهای کوتاهی را نیز ارائه می دهم تا با یکدیگر از شرایط فعلی عبور کنیم و آینده را زیباتر بسازیم.

1.  نه سکوت و نه التهاب، بلکه همدلی

بی شک فضای پر التهاب رسانه ها و مجامع عمومی، ذهن پرسنل شما را نیز درگیر مسئله جنگ کرده است. آن ها سئوال ها و ابهامات زیادی دارند که اگر فرصتی گیرشان کند دوست دارند هم اخبار خود را بیان کنند و هم نظر دیگران را بدانند! در این شرایط بهترین حالت ایجاد تعادل است. شما به عنوان مدیرعامل می بایست آرامش را به تیمتان هدیه کنید و این اتفاق زمانی رخ می دهد که اجازه دهید به اندازه استاندارد نیروها در خصوص این موضوع صحبت کنند اما مراقب باشید با شایعات و دروغ های رسانه ها التهاب آفرینی نکنند. مهمترین کار شما در این زمان همدردی، همدلی و همراهی آرامش بخش است.

2.  به مشتریانتان زنگ بزنید

ما در علم بازاریابی یکی از مهمترین تفاوت های بازاریابی و فروش را در عمق ارتباط کسب و کار با مشتریان می دانیم. این بحران فرصتی است تا به ارتباط هایمان عمق دهیم و با یک تماس ساده و احوالپرسی از مشتریان خود و دادن انرژی مثبت و قوت قلب هم به آن ها یادآوری کنیم به یادشان هستیم و هم مشتریان خود را حفظ کنیم. تنبلی و خجالت را کنار بگذارید و خیلی جدی این موضوع را در دستور کار قرار دهید. اگر تعداد مشتریان شما زیاد است بر اساس قانون 80/20 وظیفه تماس با 80 درصد مشتریان را به تیمتان واگذار کنید و 20 درصد اصلی را خودتان تماس بگیرید.

3.  نقدینگی را مدیریت کنید

یکی از مهمترین مسائل در بحران ها به خصوص فضای جنگ، مدیریت نقدینگی است. در شرایط عادی شما بر اساس جریان درآمد و هزینه پیش می روید اما در بحران باید یک حساب ذخیره برای خود ایجاد کنید و به اندازه حداقل 3 ماه هزینه های خود را پس انداز کنید. برای این مهم ابتدا باید مدل فروش خود را اصلاح کنید و بر نقد فروشی تمرکز کنید تا بتوانید حساب ذخیره ای را ایجاد نمایید. در مرحله دوم بر خرید اقساطی متمرکز شوید و شرکای تجاری خود را قانع کنید تا فرصتی برای پرداخت به شما بدهند. اینگونه می توانید نقدینگی را مدیریت کنید.

4. کانال های ارتباطی را پویا نگه دارید

در روزهایی که به خاطر صیانت از دیتا و نرم افزارهای ایرانی و همچنین جلوگیری از هجوم سایبری دشمن گاهی دولت مجبور می شود اینترنت ملی را فعال کند، شاید انگیزه برای فعالیت در رسانه ها و شبکه های اجتماعی کم شود. البته شاید با فکت های دروغین برخی دشمنان کسب و کارهای ایرانی مواجه شوید که در این فضا نباید محتوا منتشر کرد! کوتاه و مختصر بگویم: نگذارید چراغ هیچ کدام از رسانه هایتان خاموش شود.

اگر رسانه ای محدود می شود، سراغ رسانه ی دیگری بروید. همیشه ایتا، روبیکا، بله، پیامک، تماس، وب سایت و… فعال است و امکان ارتباط را فراهم می کند.

5. تیمتان را حفظ کنید

بی شک در شرایط بحرانی و جنگ، تمرکز نیروها کاهش پیدا می کند، استرس بیشتری دارند، نگرانی های بیرونی آن ها گاهی بر کار غلبه می کند، تاب آوری آن ها کاهش پیدا می کند و در مجموع بهره وری آن ها کمتر از گذشته می شود. در این شرایط یک مدیرعامل حرفه ای باید ضمن درک نیرو تلاش کند بهره وری نیروهایش را بیشتر کند و از تنبیه یا تنش های بی مورد جلوگیری کند. بی شک حفظ تیم در این شرایط کار دشواری است اما با کمی صبوری و همدلی شدنی است.

6. جلوگیری از تعطیلی کسب و کار

پذیرش تعطیلی یک کسب و کار حتی برای یک ساعت، آغاز ویرانی است! وقتی شما می پذیرید کسب و کار خود را به صورت موقت تعطیل کنید دو پیام را به پرسنل و مشتریان خود ارسال می کنید. به مشتریان خود می گویید: «من توان تأمین نیاز شما را ندارم، لطفا دنبال جایگزینی برای من باشید» و به پرسنل خود می گویید: «من آمادگی نبودن را دارم، لطفا به من فشار بیاورید تا تعطیل کنیم» . از همین ابتدا در برابر تعطیلی مقاومت کنید و کسب و کار خود را زنده نگه دارید.

7. عمل به مسئولیت اجتماعی

بی شک ما یک ملت بهم پیوسته هستیم و همه زیر سایه ی پرچم زیبای ایران معنا پیدا می کنیم، در این روزهای سخت کنار هم باشیم و بهم پیام های خوب منتقل کنیم. بی شک ایجاد تخفیف های موردی، عدم افزایش قیمت، در دسترس نگه داشتن اجناس، کمک به مجموعه های آسیب دیده، ارائه خدمات جدید و… به برندمان کمک می کند و ما را جزو کسب و کارهای محبوب قرار می دهد. مردم حواسشان به رفتار ما هست…

8. استفاده از مهلت های مالیاتی و بانکی

در شرایط فعلی هر چقدر برخی سازمان ها، سخت گیرانه در مقابل مردم ایستاده اند، برخی بانک ها و سازمان امور مالیاتی با همراهی و درک درست از شرایط کسب و کارها فضایی را فراهم کرده اند تا مدیران کسب و کارها با آرامش فضای بحران را پشت سر بگذارند. در این فضا می توانید با حضور فعالان و مذاکره از فرصت های ایجاد شده به نفع کسب و کارتان استفاده نمایید.

9. تصمیم گیری های هیجانی، ممنوع !

در شرایطی که حجم اخبار، اتفاق ها و واکنش ها بسیار زیاد شده است، تصمیم گیری کاری دشوار و سخت است. در شرایط بحران بهتر است تصمیم گیری را یک روز به تأخیر بیندازید و از گرفتن تصمیم های هیجانی و لحظه ای جلوگیری کنید. هر موضوعی که به ذهنتان می رسد یا به شما منتقل می شود را روی کاغذ بنویسید و بگویید فردا نظرم را خواهم گفت. به همین سادگی…

10.  برای خود یک رژیم مصرف رسانه داشته باشید

بی شک همانطور که جسم و تغذیه برایمان مهم است و باید قانون داشته باشد، تغذیه ذهن و فکر هم نیاز به رژیم محتوایی دارد. اگر از ورودی های ذهن و فکرامان مراقبت نکنیم در مدت کوتاهی ذهنمان فلج خواهد شد و ناخواسته دچار اضطراب می شویم. رژیم رسانه ای شما باید شامل زمان مشخص و کوتاه، تنوع رسانه ای و جلوگیری از تک کانالی در دریافت اخبار و همچنین راستی آزمایی اخبار(تفکر انتقادی) باشد.

همانطور که غذای ناسالم جسم ما را مسموم می کند، اخبار نا درست و زیاد، ذهن ما را مسموم خواهد کرد.

11. حفظ ارتباط با تأمین کنندگان و شرکای تجاری

در شرایط بحرانی و تلاطم های بازار باید به صورت مستمر با تأمین کنندگان مواد اولیه در ارتباط باشید و سعی کنید در زمان مناسب خرید به اندازه را انجام دهید تا در زمان بحران بتوانید نیاز مشتریان خود را تأمین کنید. شاید شریک تجاری شما درک دقیقی از نگاه انسانی شما نداشته باشد پس بهتر است سعی نکنید او را قانع کنید اما به صورت موازی گزینه های جایگزینی را جستجو کنید تا اگر در تأمین شما کوتاهی کرد، شما بتوانید راه های جایگزین را فعال کنید.

در هر صورت در شرایط بحرانی تأمین یکی از مهمترین کارهایی است که باید شخصا بر آن نظارت کنید.

12.  استفاده از فناوری و تکنولوژی

همیشه در بحران ها، فرصت های جذابی نهفته است که جویندگان طلا آن ها را بهتر می بینند. یک مدیرعامل حرفه ای در بحران ها به سمت فناوری و تکنولوژی های جدید می رود تا با کمک آن هزینه هایش را کاهش و میزان دسترسی به مشتریان را افزایش دهد. بهترین اقدام کمک گرفتن از یک متخصص است تا به شما بگوید چگونه می توانید با کمک فناوری مدیریت کسب و کار خود را بهبود دهید.

در پایان ضروری است توجه شما را به اصل مهم الگو در رفتار سازمانی جلب کنم و یادآوری کنم پرسنل و مشتریانتان از شما و رفتارتان الگو می گیرند و اگر شما رفتارهای هیجانی، نادرست و ویران کننده داشته باشید، آن ها نیز همان را تقلید  می کنند. اگر تمایل دارید این بحران را به خوبی پشت سر بگذارید ضمن توجه ویژه به 12 اصل فوق، خود را برای الگو بودن آماده کنید و اجازه دهید پرسنل شما با دیدن رفتار شما آرامش، تلاش و تعهد را بیاموزند.

به امید روزهای بهتر برای ایران عزیزم.

/ پایان