استاندارد مدیریت جلسات کاری، در شرکت های تجاری

به قلم سعید کسرائی نیا – بیزینس کوچ، مشاور کسب و کار و متخصص توسعه و هک رشد

در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت های تجاری فارغ از ابعاد شرکت، جلسات کاری یکی از ابزارهای اصلی برای هماهنگی، تصمیم‌گیری و انتقال اطلاعات در بین مدیران و کارشناسان است. اما با وجود اهمیت بالای این ابزار، در عمل شاهد اتلاف منابع، انرژی و زمان در بسیاری از این جلسات هستیم که در این مقاله می خواهم با بررسی چالش ها به ارائه یک استاندارد کاربردی برای استفاده بهتر از این ابزار بپردازم.

مدیران موفق و هوشمند به‌جای صرفاً برگزار کردن جلسات متعدد، به دنبال اثربخشی و افزایش بهره‌وری در شرکت تجاری خود هستند. بی شک جلسات خوب نیاز به فرهنگ متعالی دارد که در ایران از پایه درست شکل نگرفته است و شما برای ساختن این فرهنگ باید با دو نیروی درونی و بیرونی مقابله کنید تا به موفقیت برسید. در همین ابتدا باید خیالتان را راحت کنم که هیچ گزینه جایگیزینی برای جلسات گروهی در شرکت های تجاری نیست و شما می بایست کیفیت جلسات را افزایش دهید زیرا هیچ ابزار جایگزینی برای آن وجود ندارد.

من پس از سال ها حضور در سازمان ها و شرکت های مختلف جلسات بسیاری را دیده ام که بی هدف شروع شده اند و بدون نتیجه پایان یافته اند. در برخی شرکت ها جلسات به محلی برای گپ‌وگفت های بی‌نتیجه و یا تصمیم‌گیری‌های فرسایشی تبدیل می شوند که علاوه بر اتلاف زمان، انگیزه و امید پرسنل را هم نابود می کند. جلسات زیادی را دیده ام که در آن‌ها افراد فقط برای «حضور» دعوت شده‌اند و دعوت کننده هیچ نقشه یا پلنی برای جلب مشارکت مؤثر اعضای جلسه نداشته است. نبود دستور جلسه شفاف، عدم مدیریت زمان و نداشتن خروجی مشخص از جمله نقاط ضعف پرتکرار در جلسات تجاری است که احتمالا شما هم مانند من به کرات دیده اید.

6 عامل که موجب طراحی جلسات ناکارآمد می شوند عبارتند از:

نبود هدف مشخص

یکی از مهمترین اقدامات برگزار کننده جلسه طراحی یک هدف شفاف، قابل دسترسی، واقع بینانه و دارای اهمیت است. وقتی هدف جلسه برای همه واضح نیست، تمرکز از بین می‌رود و اعضای جلسه به بیان دغدغه ها و چالش های خودشان می پردازند و جلسه تبدیل می شود به بردارهایی که هر کدام به سمتی حرکت می کند و یک دیگر را کامل نمی کنند. در این جلسات انرژی زیادی مصرف می شود اما نتیجه ی حاصله با انرژی گذاشته شده برابری نمی کند.

دعوت از افراد نامرتبط

دومین هنر برگزار کننده یک جلسه، مهندسی اعضای جلسه است که در مقاله ای دیگر به آن پرداخته ام. در بسیاری از جلسات افراد فقط برای شلوغ کردن اتاق جلسات و یا زیبا کردن عکس ها دعوت می شوند و هیچ ارتباطی با موضوع جلسه ندارند و یا اصلا قدرت تصمیم گیری در خصوص آن موضوع به آن ها تفویض نشده است. دعوت شوندگانی که نقشی در موضوع ندارند، تنها باعث اتلاف زمان می‌شوند و حتی شاید ناخواسته باعث اختلال در مسیر جلسه گردند.

پراکنده‌گویی و خروج از موضوع

سومین چالش، میل اعضای جلسه به سخن گفتن از هر بابی است بدون آنکه توجه کنند آن موضوع به هدف جلسه کمک می کند یا نه ! در ایران ما با جامعه ای تحلیلگر و به شدت سیاسی مواجه هستیم که از هر فرصتی برای تحلیل مسائل سیاسی، اقتصادی، منطقه ای، بین المللی، فرهنگی، اجتماعی و… استفاده می کند و حتی گاهی تلاش می کند برای بیان آخرین و جدید ترین خبر،موضوع جلسه را به موضوعی دیگر ربط دهند. باید شفاف بگوییم در جلساتی که تسهیلگر ندارد، گفتگوها به‌راحتی به حاشیه می‌رود و افراد دقایق را فدای بیان نظرات غیر مفید خود می کنند.

جلسه زدگی افراطی و خسته کننده

برخی مدیران صرفا عاشق برگزاری جلسه هستند فارغ از آن که آن جلسه چه نتیجه ای داشته باشد. در بسیاری از سازمان ها دیده می شود ده ها جلسه، با ده ها عنوان متفاوت با اعضای تقریبا متغیر برای یک موضوع برگزار می شود و سازمان نتوانسته است جلسات خود را کنترل و طراحی نماید. در این شرکت ها افراد نسبت به اصل جلسات بد بین می شوند و دیگر حاضر نیستند نقش درستی در جلسات ایفا کنند. یک مدیر هوشمند باید جدول جلسات سازمان خود را طراحی و ابلاغ کند و برای هر موضوعی یک جلسه جدید ایجاد نکند.

عدم پیگیری مصوبات جلسات

یکی از عواملی که در بسیاری از مجامع، برگزاری جلسات را بی فایده و کم اثر جلوه داده است،عدم پیگیری مصوبات جلسات و ارائه گزارش تحقق آن هاست. اعضای یک جلسه اگر پس از مدتی ندانند چند مصوبه گذرانده و چه تعدادی از آن ها عملیاتی شده است به طور چشم گیری انگیزه هایشان کاهش پیدا می کند. هنر نگاشتن و هنر پیگیری دو مقوله جدا از هم است که به اثربخشی و کیفیت جلسات به شدت کمک می نماید.

نداشتن دبیر برای هر جلسه

یکی از موضوعات مهم که باعث کاهش کیفیت جلسات می شود نداشتن یک فرد مشخص و متخصص به عنوان دبیر جلسات است که به صورت منظم در فاصله ی بین دو جلسه مصوبات را پیگیری نموده و دستورکار جلسه بعدی را طراحی نماید. دبیر جلسات نقش آن طبال جلو قایق را دارد که اعضای جلسه را با هم هماهنگ می کند تا قایق را به نقطه هدف برسانند.

اکنون که با چالش ها و دلایل عدم موفقیت جلسات در شرکت های ایرانی آشنا شدیم می خواهم راهکارهای مدیریت موثر جلسات را ارائه و به استانداردهایی بپردازم که می تواند به عنوان چک لیست در اختیار مدیران و دبیران جلسات قرار گرفته و موجب افزایش کیفیت جلسات در شرکت شما شوند.

هدف مشخص و شفاف تعیین کنید !

جلسات در شرکت های تجاری اهداف مختلفی دارند که شفافیت در هدف می تواند به اثربخشی جلسات کمک زیادی کند. برخی اهداف که بر پایه ی آن جلساتی طراحی می شود عبارتند از جلسات گزارش دهی، جلسات هم اندیشی، جلسات بارش فکری، جلسات مدیریتی و تصمیم گیری، جلسات هماهنگی بین واحدها، جلسات کنترل پروژه، جلسات حل مسئله و… که مدل مدیریت هر کدام از این جلسات متفاوت است. به عنوان مثال وقتی فردی را به جلسه بارش فکری دعوت می کنید باید اجازه دهید بدون قضاوت سخن بگوید و از آن طرف هم آن فرد می داند این جلسه مصوبه ندارد و فقط قرار است لیستی از ایده ها کنار هم جمع شود. شما و اعضای جلسه باید بدانید قرار است در جلسه چه کاری انجام دهید و چه مسئله ای را حل کنید تا پس از پایان جلسه حس خوب و ارزشمندی داشته باشید. پس در گام اول برای هدف جلسه وقت بگذارید و آن را شفاف کنید.

دعوت‌نامه هدفمند طراحی و ارسال نمایید !

دعوتنامه به مخاطب می گوید زمان، مکان و هدف برگزاری جلسه چیست و قرار است چه دستورکاری مورد پردازش قرار گیرد و چه دستاوردی برای این جلسه مطلوب محسوب می شود. در طرف دیگر شما می بایست تصمیم بگیرید این دعوتنامه برای چه افرادی ارسال شود. اگر جلسات شما منظم و از قبل تعیین شده است اعضای آن نیز مشخص خواهد بود و هر جلسه تغییر نمی کند و شما می توانید بسته به موضوع افرادی را به عنوان مهمان به جلسه دعوت کنید و یا از آن ها بخواهید فقط در بخشی از جلسه حضور داشته باشند و پس از آن جلسه را ترک کنند. هنر چیدمان و مدیریت حضور اعضای جلسه کاری بسیار حیاتی و مهم است که ارتباط مستقیم با موفقیت جلسات دارد. در گام دوم تعارف را کنار بگذارید و ترکیب های کوچک و موثر برای جلسات خود طراحی کنید.

دستور جلسه را مکتوب کنید !

نوشتن دستور کار پس از تعیین هدف جلسه خود یک هنر است که می تواند به موفقیت جلسه بسیار کمک کند. در بسیاری از جلسات نوشتن دستورکارهای متعدد، غیر مرتبط و غیر واقعی باعث می شود از کیفیت جلسات کاسته شود. حتما دستور کار را با تفکیک بندها مکتوب نمایید و حداقل 48 ساعت قبل از برگزاری جلسه برای اعضا ارسال نمایید تا آن ها فرصت داشته باشند اقدامات لازم را انجام دهند. بندهای دستور کار را محدود کنید و اگر ضروری است یک پاراگراف توضیحات در خصوص پیشینه و اهمیت دستور کار بنویسید و در شروع جلسه نیز آن را قرائت کنید تا همه بدانند قرار است در چه مسیری حرکت کنند. در برخی موارد برای هر دستور کار مدت زمانی نیز مشخص می شود تا اعضا بدانند 30 یا 60 دقیقه فرصت دارند این موضوع را به نتیجه برسانند و صحبت های خود را مدیریت کنند. پس در گام سوم برای مهندسی زمان و دستورکار جلسات وقت کافی را اختصاص دهید.

مستندات ضروری جهت ارائه در جلسه را اعلام کنید !

بعد از تعیین هدف و دستورکار اکنون به صورت دقیق می دانید از جلسه خود چه می خواهید و باید به هر عضو اعلام کنید نیاز است چه گزارش یا مستنداتی را با خود به جلسه بیاورند. افرادی که با دست های خالی به جلسه می آیند و با دست خالی از جلسه می روند فردا به مخالفین برگزاری جلسات تبدیل می شوند چون اثرگذاری آن جلسه را درک نکرده اند و هیچ دستاوردی را لمس نمی کنند. هنر مدیر جلسه است که با درخواست مستندات، گزارش ها، تحلیل ها و… اعضای جلسه را برای ارائه و مشارکت قبل جلسه آماده کند و نقش آن ها را در موفقیت جلسات یادآور شود. گام چهارم حلقه مفقوده ی جلسات شماست که آن را باید جدی بگیرید.

تسهیلگر یا دبیر جلسه را تعیین کنید!

از زمان شروع تا پایان، مدیریت جلسه باید دست یک نفر باشد و آن فرد مسئولیت به نتیجه رساندن جلسه را به عهده بگیرد و در پایان از دستاوردهای جلسه سخن بگوید. دبیر جلسه وظیفه کنترل موضوع، تقسیم زمان، جلب مشارکت همه ی اعضا، نوشتن صورتجلسه، چک و تیک دستورکار جلسه، جمع بندی سخنان هر عضو، کنترل مصوبات با اعضا، جلوگیری از انحراف و…. را به عهده دارد. بی شک تربیت دبیران و تسهیلگران حرفه ای به موفقیت سازمان شما در رسیدن به اهدافش بسیار کمک می کند و این موضوع ارزش آن را دارد تا یک جلسه آموزشی برای آن ها برگزار نمایید. در گام پنجم باید دبیری جلسات را تفویض کنید و خودتان یک عضو فعال در جلسه باشید نه فقط رییس جلسه.

مدیریت زمان را جدی بگیرید

مدیریت زمان سه مفهوم متفاوت دارد که باید به آن سه توجه ویژه نمایید. وجه اول زمان شروع جلسات است که نشان دهنده نظم و جدیت شما در مدیریت جلسه است و اگر در شروع جلسه تعلل کنید دیگر تا انتها نمی توانید نظم را بر جلسه خود حاکم نمایید. وجه دوم تقسیم زمان بین اعضای جلسه است تا فرصت مشارکت و شنیدن به همه ی اعضا داده شود که تسهیلگر جلسه باید با مداخله به موقع از متکلم وحده شدن یک نفر (حتی مدیر عامل یا عضو هیئت مدیره) جلوگیری نماید. وجه سوم زمان پایان جلسه است که نشان می دهد شما در وعده خود صادق هستید و می شود روی حرف هایتان حساب کرد و از مدیریت بالایی برخوردارید. این موضوع در ذهن اعضای جلسه تصویری خوب از جلسات می سازد و در جلسه بعدی مشارکت آن ها را افزایش می دهد. گام ششم هنر مدیریت زمان است معمولا مظلوم واقع می شود.

ثبت دقیق و شفاف تصمیمات و تعیین مسئولیت ها !

نگاشتن صورتجلسه یکی از مهارت های مهم دبیران جلسه است که باید برای آن آموزش ببینند. صورتجلسه باید شفاف، دقیق و به دور از تفسیر پذیری باشد. در صورتجلسه باید مسئول انجام یک نفر تعیین شود و برای انجام هر مصوبه زمانی معقول اختصاص یابد. در پایان هم باید صورتجلسه قرائت و اعضای جلسه آن را امضا کنند تا خود را به انجام آن متعهد بدانند. پس از پایان جلسه باید صورتجلسه به صورت کامل یا به تفکیک مسئول انجام برای افراد ارسال شود و زمان ارائه گزارش تعیین گردد. دریافت گزارش دوره ای و حل مشکلات احتمالی در مسیر انجام یکی دیگر از وظایف دبیر جلسه است که باید به آن توجه نماید. گام هفتم هنر نظم بخشی و به نتیجه رساندن گفتگوهاست که باید آن را با جدیت مطالبه نمایید.

گزارش پیشرفت را منظم ارائه دهید!

یکی از عوامل ایجاد کننده ی حس ارزشمندی و اثرگذاری در اعضای جلسه دریافت بازخورد مثبت و شنیدن گزارش پیشرفت در موضوعی است که زمان و انرژی خود را برای آن گذاشته اند. بررسی منظم مصوبات و ارائه گزارش در ابتدا جلسه بعد در کنار بیان نقاط ضعف و چالش ها یکی از بخش های جدا نشدنی جلسات موثر است. در حقیقت افراد دوست دارند بدانند اثر حضورشان در جلسه چه بوده است و به چه میزان در موفقیت سازمان نقش آفرین بوده اند. مدیر جلسه باید با فروتنی و تواضع به نقش همه ی اعضا اشاره کند و از سند خوردن موفقیت ها به نام یک نفر یا یک حوزه جلوگیری نماید. در حقیقت گام هشتم گام تقسیم دستاوردها و برجسته سازی موفقیت است.

فناوری و افزایش بهره وری جلسات

دنیای فناوری و هوش مصنوعی به شما کمک می کند تا جلسات بهتری را طراحی و آن ها را بهتر مدیریت کنید به عنوان مثال می توانید از  Google Calendar یا Microsoft Outlook برای زمان بندی و یادآوری جلسات استفاده نمایید یا از Zoom یا Microsoft Teams برای برگزاری جلسات مجازی خود و ضبط آن بهره مند شوید. اگر افراد حرفه ای در تیم دارید Trello یا Notion می تواند در ثبت صورتجلسه و پیگیری مصوبات به شما کمک شایانی کند. ابزار Meeting Timer هم در مدیریت زمان جلسات شگفت انگیز و کاربردی است که می توانید آن را آزمایش کنید.

جمع بندی:

همانگونه که در این مقاله شما منتظر یک جمع بندی هستید، اعضای جلسات کاری شما نیز در پایان منتظر شنیدن یک جمع بندی کوتاه و موثر هستند. جمع‌بندی پایانی جلسات کاری است که اگر به‌درستی طراحی و مدیریت نشود، به یکی از عوامل اتلاف انرژی و کاهش انگیزه سازمان تبدیل خواهد شد. اما در مقابل، وقتی جلسات با هدف، نظم و ساختار شفاف برگزار گردد، می‌تواند موتور تصمیم‌سازی و هم‌افزایی را روشن و منبع انگیزه و انرژی در تیم شما باشد.

در پایان پیشنهاد می‌کنم مدیران عامل و ارشد شرکت ها:

در نهایت، جلسات خوب حاصل مدیریت آگاهانه‌اند، نه تعدد در برگزاری جلسات و مدیری موفق است که بتواند با دانش و خلاقیت مشارکت همه ی منابع انسانی خود را به کار گیرد تا سازمانش را به دستاوردهای بزرگ تری برساند.